LibRar.Org.Ua — Бібліотека українських авторефератів

Загрузка...

Головна Культура. Наука. Освіта → Автоматизированная картотека книгообеспеченности

87

А втоматизация вузовских библиотек


УДК 027.7 : 004.65 + 025.2

Бочаров Б.П., Воеводина М.Ю.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ КАРТОТЕКА КНИГООБЕСПЕЧЕННОСТИ


Автоматизированная картотека книгообеспеченности позволяет на основе одноразового ввода информации обеспечить возможность её многофункционального использования. При этом отпадает необходимость в бумажных архивах, с которыми сопряжена организация картотеки, и их многократного просмотра в зависимости от цели запроса. Библиотекарь полностью освобождается от выполнения каких бы то ни было расчетных операций, составления списков литературы и её распределения, поскольку все эти операции производятся в автоматическом режиме. Демонстрационную версию программы можно найти на сайте http://www.lib-journal.ru.


The Computer-aided Book Supply Card Index Program gives the possibility of multifunctional information usage on the basis of its one-off input. The paper archives and its repeated manual scanning are not necessary more. A librarian is completely free of doing any calculating operations, making any literature lists and assignments, as all these operations are done automatically. You can find the program demo version on the site http://www.lib-journal.ru.


Ключевые слова : УЧЕБНЫЕ ИЗДАНИЯ, БИБЛИОТЕЧНЫЕ ФОНДЫ, КНИГООБЕСПЕЧЕННОСТЬ, БИБЛИОТЕКИ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ, АВТОМАТИЗАЦИЯ

Особенности работы с учебной литературой

Работа с учебной литературой имеет ряд особенностей, отличающих её от других видов библиотечной деятельности. Прежде всего, это значительные объемы информации, с которыми приходится иметь дело библиотекарю, причем данная информация чрезвычайно изменчива в соответствии с изменением учебного процесса и состава книжного фонда. Распределение учебной литературы для выдачи, особенно если одни те же издания используются одновременно по разным дисциплинам и специальностям, требует массы времени и напряжения. Решающее значение здесь имеют опыт работы и память библиотекаря. В силу сложности и ответственности эта работа обычно выполняется заведующим отделом или другими ведущими специалистами. Тем не менее, всегда сохраняется опасность того, что какое–то издание или какая-то часть читательского контингента окажутся забытыми; наконец, возможна и арифметическая ошибка.

Особенно сложным оказывается для библиотек расчет обеспеченности учебной литературой, выполняемый по запросам Министерства образования и других органов управления. Достоверность этих расчетов, выполненных вручную, остается крайне сомнительной. Происходит это, прежде всего, в силу физической невозможности обработки такого информационного массива, который нужен для получения точных данных. Нередко коэффициент книгообеспеченности выводится приблизительно, так, чтобы он более или менее был близок к нормативному, а фактическое положение по расчетным показателям далеко не всегда представляют себе и сами библиотекари.

Добавим к сказанному, что библиотеке приходится предоставлять самую различную информацию по книгообеспеченности учебного процесса в ректорат, деканаты, учебный отдел. Не столь уж редки случаи, когда кафедры не располагают точными сведениями о том, какие издания используются по дисциплинам, и тогда библиотека вынуждена самостоятельно подготавливать такие списки литературы и согласовывать их с кафедрами. На все это уходит немало времени и сил.

Преимущества использования автоматизированной картотеки обеспеченности

Между тем использование средств вычислительной техники существенно меняет характер и трудоёмкость выполняемых процессов. Разработанная нами автоматизированная картотека книгообеспеченности по сравнению с ручным вариантом обладает следующими преимуществами:

1. На основе одноразового ввода информации обеспечивается возможность её многофункционального использования.

2. Отпадает необходимость в бумажных архивах, с которыми сопряжена организация картотеки, и их многократного просмотра в зависимости от цели запроса.

3. Библиотекарь полностью освобождается от выполнения каких бы то ни было расчетных операций, составления списков литературы и её распределения, поскольку все эти операции производятся в автоматическом режиме.

4. Период подготовки выходных форм не только несоизмерим по своей продолжительности с ручным поиском, но и во много раз превышает относительно большие усилия, затраченные библиотекой на этапе ввода информации в картотеку.

Тем самым:

- снижаются затраты рабочего времени, облегчается труд библиотекаря;

- возрастает оперативность получения информации, так как необходимые данные могут быть получены на любой момент запроса;

- повышается точность получаемой информации, уменьшается вероятность ошибки при получении выходных форм, разумеется, при условии, что исходные данные были внесены в память машины правильно;

- становится несущественной квалификация сотрудника библиотеки, занимающегося картотекой, поскольку его роль сводится к функциям оператора.

Основные этапы работы с картотекой

Рассмотрим теперь, каким образом решаются вышеперечисленные задачи.

Первый этап работы с картотекой – ввод исходной информации. Для этого необходимо сформировать три основных каталога:

- факультеты и специальности:

- кафедры и дисциплины;

- фонд учебной литературы.

При вводе информации по первым двум каталогам указываются названия факультетов, специальностей, количество групп и студентов по каждому курсу, а также для каких специальностей читается каждая дисциплина. При создании каталога "Фонд учебной литературы" вводится библиографическое описание каждого издания, проставляется количество имеющихся в библиотеке экземпляров и указывается, по каким дисциплинам и в каком семестре используется учебник.

Распределение книги по специальностям, дисциплинам, курсам производится автоматически пропорционально количеству студентов. Вместе с тем, в случае необходимости библиотекарь имеет возможность отказаться от автоматического распределения и произвести его в ручном режиме или внести соответствующие изменения по результатам автоматического распределения.

Ввод информации не требует специальной подготовки. Практика показывает, что, если сотрудник библиотеки владеет хотя бы начальными навыками работы на компьютере, он осваивает операции ввода в течение 2 - 3 часов. Для лиц, не владеющих компьютерными технологиями, этот период увеличивается до 1-2 дней.

Если в библиотеке ведется электронный каталог, информацию о литературе, которая представляет собой часть библиографического описания, можно заносить в картотеку автоматически. Для организации