LibRar.Org.Ua — Бібліотека українських авторефератів


Головна Бібліотечна справа → Автоматизация деятельности библиотеки КНТЭУ на базе библиотечно-информационной системы "УФД/БИБЛИОТЕКА"

обработкой документов от оформления заказа до изъятия из фонда.

Параллельно с карточными каталогами книг и картотекой газетно-журнальных статей создан электронный каталог, с помощью которого выполняются следующие процессы:

  • создание и ведение электронных тематических каталогов;
  • научная обработка литературы;
  • обслуживание читателей на новом уровне;
  • поиск литературы в электронном каталоге;
  • выдача справок с информацией, найденной в электронном каталоге;
  • автоматическая подготовка каталожных карточек, книжных формуляров, требований на литературу, библиографических справок и т. п.;
  • ведение инвентарного и безинвентарного учета литературы.

То есть, одноразовое введение полного описания документа дает возможность пользователю использовать информацию о нем многократно во многих аспектах.

Теперь относительно отдельных процессов:

Процесс комплектования включает занесение заказов на литературу от конкретных кафедр, преподавателей и др. (включая подписку на периодические издания), отметки об осуществлении заказа в магазинах и других книготорговых организациях, отметки о получении заказанной литературы.

Благодаря системе мы реализовали технологию поэтапного создания библиографического описания документа. Весь процесс создания документов при необходимости разбивается на несколько этапов. На каждом этапе в документ заносится только та информация, которая определена для описания. После того, как описание документа введено, документ передается на следующий этап. На последнем этапе формирование описания документа полностью завершается. Это относится к процессам комплектования и обработки документов и используется при заказе и оформлении новых документов.

Отдел научной обработки проводит научную и техническую обработку новых документов, ведение инвентарного и безинвентарного учета, формирование книги суммарного учета, формирование и печать стандартных выходных форм (каталожных карточек, книжных формуляров, инвентарной и суммарной книг, бюллетеней новых поступлений), проверка на дублетность и др.

Надо сказать, что мы с самого начала старались осваивать все процессы программы, то есть не отдельные этапы, а, по возможности, весь комплекс процессов, таких как “Комплектование”, “Обработка”, “Обслуживание пользователей”, создание тематических каталогов и т. п.

С 1995 года к электронному каталогу заносится информация обо всех новых поступлениях в библиотеку, ведется инвентарный и безинвентарный учет. Также с самого начала мы используем все выходные формы, которые запрограммированы, то есть, печатаем каталожные карточки, книжные формуляры, заказы пользователей. Инвентарная книга ведется в печатной форме уже с 1995 года.

Производится аналитическое описание основных документов периодических изданий. Вначале описывается периодическое издание, потом к нему присоединяется аналитическое описание содержания. (Рис. 1):

Автоматизация деятельности библиотеки КНТЭУ на базе библиотечно-информационной системы 'УФД/БИБЛИОТЕКА'

Рис. 1

Система позволяет раскрывать содержание любого номера периодического издания с помощью определенных кнопок: (Рис. № 2):

Автоматизация деятельности библиотеки КНТЭУ на базе библиотечно-информационной системы 'УФД/БИБЛИОТЕКА'

Рис. 2

Здесь мы видим фрагмент перечня всех номеров периодических изданий, получаемых библиотекой. Выделив курсором интересующий пользователя № периодического издания (в данном случае: ж. Право України, 2002, № 2). Нажимаем кнопку: Автоматизация деятельности библиотеки КНТЭУ на базе библиотечно-информационной системы 'УФД/БИБЛИОТЕКА'. Открывается аналитическое описание № журнала “Право України”, 2002, №2 :

Автоматизация деятельности библиотеки КНТЭУ на базе библиотечно-информационной системы 'УФД/БИБЛИОТЕКА'

Рис. 3.

Точно так же можно узнать, выделив курсором название статьи, название периодического издания, содержащего эту статью. Для того нажимают кнопку Автоматизация деятельности библиотеки КНТЭУ на базе библиотечно-информационной системы 'УФД/БИБЛИОТЕКА'.

На завершающем этапе находится ретроспективный ввод библиографического описания документов в электронный каталог. Сейчас уже занесено более 85 % записей о ретродокументах фонда. Все документы описывались непосредственно из книги, то есть de vise. Мы сразу отказались от занесения информации из карточного каталога, потому, что там не содержится вся необходимая информация о документе. Все документы расписываются не по сокращенному варианту описания, а полностью (используется, как правило, не менее 21 поля во время описания). Делаем такое полное описание, так как возвращаться всегда труднее, чем делать сразу. Да, это требует больше времени, но документ готов и мы к нему уже не возвращаемся. (Кроме занесения отметок о новых экземплярах, конечно). В этой работе принимали участие только работники библиотеки, потому, что мы не отважились привлекать к такой ответственной работе посторонних лиц, не профессионалов. К работе были подключены сотрудники всех отделов библиотеки. Был создан план ретроспективного ввода библиографического описания документов в электронный каталог, оформлены инструкции по ретрокаталогизации и вводу описаний документов и пр. Качественное выполнение этого процесса базировалось на обучении сотрудников, как правилам составления библиографических описаний, так и навыкам работы с компьютером. Одновременно с занесением описания документа в электронный каталог велось штрихкодирование документов. Новые поступления штрихкодируются еще на этапе обработки.

В системе реализованы разные виды поиска, которые рассчитаны как на неподготовленного, так и на опытного пользователя, который имеет определенные знания и навыки. Электронный каталог снимает неудобства в общении читателя с поисковой системой библиотеки. Одновременный многоаспектный оперативный поиск освобождает его от затрат времени на изучение классификации литературы и стандарта библиографического описания. В зале каталогов установлено 16 компьютеров для пользователей-студентов и 2 компьютера в зале новых поступлений для преподавателей. Создана детальная инструкция по пользованию поисковой системой и заказу документов для получения на абонементах или в читальном зале, в зале постоянно работает библиограф-консультант. Поиск может проводиться по любому полю. Читатели работают с электронным каталогом только как с поисковой системой и с системой составления заказов документов. Редактирование записей исключено. Нужно сказать, что хотя мы не отказались от ведения карточного каталога документов, и он находится в том же зале каталогов, но все больше пользователей, можно сказать, практически все, отдают преимущество электронному каталогу, даже иногда возникают очереди к машинам. Студенты предпочитают подождать, чем воспользоваться карточным каталогом.

В начале каждого учебного года для первокурсников в спецкурсе “Введение в специальность” проводятся лекции с практическими занятиями по ознакомлению студентов с библиотечно-информационной системой “УФД/Библиотека”.

В университете создается корпоративная универсальная сеть, которая разрешит пользователям (преподавателям, сотрудникам, студентам) независимо от своего местонахождения (библиотека, кафедра, лаборатория и др.), подключившись к сети, быстро получить информацию из электронного каталога о наличии документов, находящихся в библиотеке, или получить информацию из других баз данных.

Освоение этих процессов дало возможность переходить к автоматизированному обслуживанию пользователей. Процесс автоматизированного обслуживания читателей в библиотеке начался с введения пластиковых студенческих билетов и служебных удостоверений работников КНТЭУ с штрихкодовой информацией. Эти удостоверения одновременно являются и читательским билетом библиотеки. С помощью пластикового удостоверения осуществляется быстрая регистрация пользователей библиотеки, с помощью сканеров фиксируется выдача и возвращение документов, определяется задолженность