LibRar.Org.Ua — Бібліотека українських авторефератів


Головна Бібліотечна справа → Библиотечные технологии в автоматизированной среде: вопросы безопасности

доступность информации. Библиотека обязана предоставить инфорацию о структуре своих фондов, о хранимых документах и собственно документы пользователям. Но при этом правила пользования этой информацией (о документах или самими документами), - своя проблема, и здесь не может быть одинакового подхода ко всем видам документов и всей информации, заложенной в ЭК. С точки зрения обеспечения безопасности доступ к данным учета и движения библиотечных фондов (т.е. информации о местонахождении какого-либо экземпляра документа) нужно предоставлять только специалистам библиотеки, но не пользователям. Поэтому проработка вопросов авторизованного доступа (именной доступ к информации и фондам, к данным учета библиотечных фондов, уровни санкционированного доступа) и правил защиты целостности каталога и данных учета библиотечных фондов- важнейшая задача при внедрении автоматизированного учета.

IV. Путь документа в процессе обработки

Как правило, в библиотеке, при традиционной технологии, технологические процессы этого цикла организуются по “конвейерной системе”. По “пути книги”, от входа документа на уровне комплектования до места хранения в фонде, от участка к участку, от исполнителя к исполнителю движется совокупность (партия, пачка) документов, обьединенная общим сопроводительным документом (ЛГР, актом, путевкой) в котором и фиксируется это движение. Осуществляется сугубо последовательная очередность различных операций над документом и данными, описывающими этот документ.

Противоречие такой организации технологического процесса состоит в следующем. Сопроводительный документ, определяющий движение документального потока, т.е. передачу книг с операции на операцию, относится к партии( пачке ) книг, а интеллектуальные операции - подготовка библиографических данных - всегда осуществляется над отдельной единицей из партии, отдельной книгой. Результатом этого технологического цикла являются как бы два продукта:

библиографические данные как продукт интеллектуальной деятельности

сопроводительный документ как форма учета и контроля метонахождения документов и движения документального потока.

Однако планирование, учет, контроль, регулирование, анализ выполнения этого технологического цикла проводится только с точки зрения одного продукта - сопроводительного документа на партию книг. При такой организации процесса не происходит, как правило, оперативное оповещение потребителей о полученной библиотекой информации и адекватное обслуживание их нужными документами до завершения технологического цикла. Результат интеллектуальной обработки - библиографические данные - зачастую “омертвлен” на определенный период, он “пролеживает” на каком-то участке, какой-то операции из-за включенности физического носителя в определенную партию книг ( следовательно, нет и карточки в системе каталогов).

Разрешение указанного противоречия и, как следствие этого, устранение указанных недостатков, возможно только за счет внедрения новых технологий. При автоматизированной системе предусмотрена связь между уникальным номером документа , номером партии, которой принадлежит книга, и учетным документом. Поддержка такой связи с помощью компьютера позволит привести в соответствие организацию движения документального потока и интеллектуаьных операций по обработке отдельных книг. Это повлияет на скорость обработки и, естественно, возможность использования ее результатов. Информацией в виде библиографических данных (разной степени полноты и в общем-то с разных участков этого технологического цикла ) могут пользоваться как разные подразделения библиотеки, так и читатели для получения оперативных сведений о поступивших в библиотеку документах, для составления каких-либо тематических справок, формирования выставок и т .д. Кроме того, отсюда вытекает и возможность различной организации технологических процессов по обработке документов, оповещение потребителей о полученной библиотекой информации и адекватное обслуживание их нужными документами.

Таким образом, новые технологии должны быть нацелены на то, чтобы:

организовать вместо жесткого единого конвейерного процесса два взаимосвязанных потока - документальных и интелллектуальных данных. Каждый из этих потоков в силу своих специфических свойств должен планироваться, организовываться и учитываться по разным правилам

обрабатывать и отслеживать путь каждого отдельного экземпляра документа (а не партии)

обеспечить возможность в любой момент времени выяснять местонахождение документа и стадию его обработки на технологическом пути

Но это означает и новые правила контроля движения документов в процессе обработки для обеспечения безопасности, и новые условия доступа к информации при этом технологическом цикле как для сотрудников, так и для потребителей.

Так, например, при передаче документов из одного подразделения в другие можно пойти разными путями:

полностью безбумажная технология-- через локальную сеть от участка к участку передаются перечни, например, номеров документов с указанием кодов(паролей) отправителя и подтверждения приемщика

наличие некого передаточного документа для письменной фиксации приемо-сдаточных операций. Так, можно распечатывать списки номеров передаваемых документов и на них фиксировать подписью сдачу - прием документов.

В любом случае автоматизированной системой делаются отметки о датах (и часе) составления списков передаваемых документов ( по удобному для библиотеки признаку - номеру, краткому описанию, отдельным элементам описания), передаче и приеме на пути обработки. Таким образом, можно иметь расписки ответственных лиц, сдающих и получающих документы, и одновременно с этим вести контроль в автоматизированном режиме за движением каждого экземпляра документа , сроками обработки на каждом учатке, сбоями в технологической цепочке и локализации участка, где может произойти утрата документа.

Таким образом, мы можем выделить следующие аспекты в повышении безопасности хранения документов и информации о них:

технический -современные технические средства и приборы контроля за физическим перемещением документов при обслуживании пользователей

организационно-технологический: мониторинг состояния и местонахождения документа в каждый момент времени по пути его движения.

технологический - обеспечение безопасности технологических процессов в автоматизированной среде в условиях интегрированной АБИС и единого ЭК, равнодоступного на всех стадиях обработки документов и использования информации. Безопасность ЭК (уровни доступа)

контрольный - контроль за ведением технологических процессов обработки, обслуживания, перемещения документов и информации о них специальными технологами - администраторами. Контроль за доступом к данным учета фондов для предотвращения несанкционированных изменений

Можно выделить еще и химико-технологический - превентивные мероприятия, консервация, реставрация, фумигация и т.д., страховой - перенос на новые современные носители информации, компьютерной безопасности и т.д., в это уже за рамками данного доклада.

Обобщая сказанное выше, можно сформулировать такой вывод: невозможно говорить о качественном и действенном обеспечении безопасности в библиотеке(c точки зрения хранения и использования документов и информации о них) без интегрированной АБИС, современных информационных технологий. Но, в свою очередь, их внедрение в практику работы библиотеки заставит нас полностью пересмотреть организацию библиотечных процессов (модернизация прежних технологических процессов, создание новых) и обновить всю систему нормативно- инструктивной документации.

Завершу свое выступление словами Дж.Биллингтона, директора Библиотеки Конгресса: ”Предназначение нашей библиотеки, равно как и всех библиотек, сохранять свои фонды, и одновременно делать их доступными. Будь то древняя рукопись, или новейшее компьютерное руководство, библиотека ответственна как за будущее каждого издания, так и текущее его использование”.

Мне хотелось бы поблагодарить гл. библиотекаря Шелюто О.Н. за помощь в подготовке материалов для этого доклада.