LibRar.Org.Ua — Бібліотека українських авторефератів


Головна Бібліотечна справа → Автоматизация процессов комплектования и обработки отечественных журналов ГПНТБ России

Автоматизация процессов комплектования и обработки отечественных журналов ГПНТБ России

Acquisition and Processing Automation of Domestic Gournals in Russian National Public Library for Science and Technology

Сорокина Л.В., Шленская И.В.

Государственная публичная научно- техническая библиотека России, Москва, Россия

Sorokina L.V., Shlenskaja I.V.

Russian National Public Library for Science and Technology, Moscow, Russia

Рассматривается история создания, эксплуатации и совершенствования АС комплектования и обработки отечественных журналов. Охарактеризовано современное состояние системы, показаны ее возможности.

Creation, operation and modernization of acqusition and processing automation of domestic journals are discussed. Current state of the system is described, its possibilities are shown.

Автоматизация технологических процессов в ГПНТБ России имеет свою уже достаточно продолжительную историю и, аналогично многим другим библиотекам, начиналась с разработки и внедрения АС заказа отечественных журналов. Эта система начала создаваться 15 лет назад в 1982 году и прошла сложный путь становления, развития и совершенствования.

Первоначально АС заказа могла решать только задачи подписки на отечественные журналы через Союзпечать и изготовления регистрационных карточек для всего справочного аппарата Библиотеки и ее отделений. Она была реализована в 1983 году на ЭВМ серии ЕС-1040, а затем переводилась на ЕС-1060 и позднее на СМ-1420. Эта первая система была несовершенна, велась в пакетном режиме, отличалась большой трудоемкостью, содержала много недостатков и не приносила должного эффекта.

Для отдела комплектования и научной обработки отечественной литературы (ФО-1) эксплуатация этой системы в первые годы памятна постоянной зависимостью от ИВЦ, которой в силу разных причин об'ективного и суб'ективного характера систематически нарушал сроки изготовления выходных форм (списков и абонементных листков), что ежегодно ставило подписку под угрозу срыва. Не выдерживались также сроки изготовления образцов регистрационных карточек. Кроме того, система оказалась неспособной оперативно принимать какие-либо изменения. Даже простое внесение исправлений в адреса получателей вырастало в проблему. На начальном этапе выходные формы содержали много ошибок, не связанных с ошибками, допущенными при заполнении РЛ, что обусловливало необходимость детальных проверок и ручных доработок форм. Возникали также проблемы с соблюдением формата абонементных листков. В БД были внесены только краткие библиографические сведения о каждом комплектуемом журнале, необходимые для решения задачи подписки и регистрации. Поиск в БД осуществлялся по номеру записи, который в обязательном порядке переносился в традиционную картотеку заказа.

Несовершенство самой системы, а также вычислительной техники, на которой она разрабатывалась и внедрялась, обусловило ее большую трудоемкость. Так, трудозатраты на автоматизированную подписку значительно превышали трудозатраты на эту же работу, выполняемую в традиционном ручном режиме. Кроме того, эта АС была очень дорогостоящей. Одной из причин ее высокой стоимости была необходимость делать заказ в другой организации на изготовление фотогранок всего набора регистрационных карточек, с которых впоследствии изготавливался полный тираж.

Существенное улучшение системы произошло в 1987 году при переходе на терминальный режим эксплуатации. Это позволило сократить трудозатраты и ошибки при вводе информации, а также уменьшило зависимость ФО-1 от ИВЦ.

Коренные изменения последовали в 1993 году, когда система была переведена на новую техническую базу - персональные ЭВМ. Этот переход означал новый этап развития системы, уровень которой обусловил возможность совершенствования технологии, расширения круга решаемых задач и создания электронного каталога периодических изданий.

Автоматизация технологических процессов в ГПНТБ России обеспечивается компьютерным парком ПЭВМ класса IBM PC и средствами ЛВС. На этой базе АС комплектования и обработки отечественных журналов в течение последних лет постепенно совершенствовалась и расширялась, в результате чего в настоящее время она позволяет выполнять следующие функции:

-автоматически формировать заказ журналов для фонда ГПНТБ на очередной период по данным предыдущего периода с последующей ручной корректировкой отдельных записей и получать выходные документы в виде списков заказа изданий по подразделениям ГПНТБ, а также в виде абонементных листков в формате, согласованном с организацией, принимающей заказ;

- вести регистрацию поступления журналов в ГПНТБ, регистрацию их отправления и получения в каждом пункте технологического пути, что делает возможным оперативно отслеживать место нахождения отдельного номера журнала;

- передавать сведения о новых поступлениях, прошедших весь технологический путь и достигших места постоянного хранения, в электронный каталог;

- получать сопроводительные списки к партиям журналов, отправляемым одновременно в один и тот же пункт технологического пути с необходимой сортировкой;

- получать различные статистические данные (количество заказанных журналов общее и по подразделениям, количество полученных наименований и номеров журналов, стоимость заказа и об'ем поступлений по ОБЭ через РКП);

- получать каталожные карточки на новые названия журналов; -получать регистрационные карточки.

Исходной информацией для обработки является база данных отечественных журналов OJ, которая имеет три вида записей:

- записи, содержащие библиографические описания, сведения о заказе и поступлении за несколько лет;

- справочные записи, содержащие адреса подразделений ГПНТБ;

- записи регистрации отдельных номеров поступивших журналов, содержащие сведения о прохождении ими технологического пути с фиксированием даты поступления и отправления в каждый пункт технологического пути, включая место постоянного хранения.

Данная АС построена средствами ППП CDS/ISIS в виде иерархических меню со свертыванием законченных технологических цепочек в одну операцию (опцию меню), что позволяет представлять технологически сложные процессы в виде, удобном для работы исполнителя.

Для ввода и корректировки библиографических и справочных записей используются специальные рабочие листы. Записи регистрации отдельных номеров создаются автоматически в процессе регистрации новых поступлений. Регистратор должен внести в рабочий лист регистрации сведения о новом поступлении: год, номер комплекта, том, номер журнала и нажать определенную клавишу, что влечет за собой образование новой записи, в которую автоматически переносятся введенные сведения, код технологического пути, форматно-порядковый шифр, связывающий вновь образованную запись с библиографической записью данного издания, а также вносится дата поступления данного номера. При регистрации система осуществляет контроль на дублетность вводимых номеров. В дальнейшем в эту же запись попадают сведения о прохождении номера по всему технологическому пути. При этом регистратору требуется только отметить шифр данного номера журнала в словаре поисковых терминов, причем отметка в словаре делается не для одного, а сразу для партии номеров журналов. Далее в записи номеров каждого из отмеченных журналов автоматически вносится дата о поступлении/отправлении этих номеров в данный пункт технологического пути.

Регистрация всех новых поступлений отечественных журналов была начата в 1994 году. Первоначально на партии журналов, направляемых в зал новых поступлений, распечатывались сопроводительные листы. Потом было принято решение, начиная с 1995 года, от них отказаться, и контроль отправки и получения журналов стал осуществляться прямо через систему.

Задача каталогизации была разработана и внедрена в промышленную эксплуатацию в 1996 году. Она позволила каталогизировать все новые названия журналов и получать каталожные карточки в автоматизированном режиме. Необходимо иметь ввиду, что в подавляющем большинстве случаев в БД хранятся краткие библиографические описания, введенные в период создания АС и достаточные для автоматизированного заказа и регистрации журналов. Более расширенные библиографические сведения вводятся в БД, начиная с 1996 года, только на новые названия. Проблема создания полноценной библиографической БД на все хранящиеся в ГПНТБ России отечественные журналы будет решена в процессе конверсии традиционного каталога периодических изданий в машиночитаемую форму.

Как положительный момент следует отметить, что новая техническая база позволила отказаться от изготовления карточек с помощью фотонабора и обеспечила возможность получения образцов карточек, отвечающих установленным требованиям, с принтера прямо на рабочем месте.

Качество создаваемого в настоящее время электронного каталога позволяет ставить вопрос об отказе от параллельного ведения, наравне с ним, традиционной читательской регистрационной картотеки отечественных журналов. Сроки решения этого вопроса зависят от оснащения зоны читательских каталогов вычислительной техникой.

Дальнейшее совершенствование АС комплектования и обработки отечественных журналов будет осуществляться посредством ее перевода на типовую Интегрированную библиотечно-информационную систему (ИРБИС).