LibRar.Org.Ua — Бібліотека українських авторефератів


Головна Бібліотечна справа → Автоматизация процессов комплектования университетской библиотеки

Автоматизация процессов комплектования университетской библиотеки
Automation of Collection Development Processes at a University Library
Автоматизація процесів комплектування університетської бібліотеки

Верещагина Н. А., Нестеренко В. Г.

Научная библотека им. М. Максимовича Киевского национального
университета им. Тараса Шевченко, Киев, Украина

Natalya A. Vereshchagina, Valentina G. Nesterenko

Taras Shevchenko Kiev National University M. Maximovich Scientific Library, Kiev, Ukraine

Верещагіна Н. А., Нестеренко В. Г.

Наукова бібліотека ім. М. Максимовича Київського національного
університету ім. Тараса Шевченка, Київ, Україна

Описывается технология комплектования университетской библиотеки на основе Системы автоматизации общего назначения “УФД/Библиотека”. Показан переход от традиционных технологий комплектования многопрофильной университетской библиотеки к автоматизации всех производственных процессов.

The technology of collection development based on the UFD/Library General Purpose Automation System is described. The transition from traditional collection development technologies of the multi-field University Library to the processes automation is examined.

Представлено опис технології комплектування університетської бібліотеки на основі системи автоматизації загального призначення “УФД/Бібліотека”, а також перехід від традиційних технологій комплектування багатопрофільної університетської бібліотеки до автоматизації всіх виробничих процесів.

Библиотека сегодня

Научная библиотека им. Михаила Максимовича Киевского национального университета имени Тараса Шевченко – одна из старейших библиотек Украины. Она создана одновременно с университетом в 1834 году. Основой ее фондов стала, так называемая, “Кременецкая коллекция”. В 1940 году библиотека оформилась в самостоятельную административную единицу и получила статус Научной. С апреля 1994 г. она носит имя первого ректора университета Михаила Максимовича.

Сегодня – это большая библиотека, которая занимает площадь свыше 6000 кв. м, с фондом 3. 5 млн. экземпляров. В библиотеке 17 абонементов и 15 читальных залов на 1921 место (вместе с факультетскими библиотеками и кабинетами профильной литературы). В структуре библиотеки 22 отдела, 24 сектора. Работает 172 сотрудника. Библиотека осуществляет дифференцированное обслуживание всего контингента вуза по категориям читателей, по областям знаний и видам литературы. Ежегодно библиотека обслуживает свыше 27 тыс. читателей (по единому читательскому абонементу), из них почти 20 тыс. студентов, а за год обслуживается около 70 тыс. читателей. Работает также межбиблиотечный абонемент (МБА). Каждый год библиотека предоставляет приблизительно 50 тыс. библиографических справок.

В 1997 году были приобретены первых 9 компьютеров. На сегодняшний день в библиотеке насчитывается 16 9 компьютеров: 76 – для сотрудников и 93 – для наших читателей.

При покупке программного обеспечения мы остановились на программной системе “УФД/Библиотека”, разработанной ЗАО “Украинский фондовый дом”. В 1999 году была установлена вторая (на тот момент последняя) версия.

Мы были и на текущий момент являемся самой крупной университетской библиотекой на Украине, купившей эту систему. Сразу после установки началось тесное сотрудничество наших библиотекарей с разработчиками. Ввиду особых масштабов нашей библиотеки и разнообразия выполняемых работ потребовались значительные усилия по внедрению системы и ее адаптации к нашим условиям. На сегодняшний день система реализует все наши потребности. Этого удалось добиться за счет тесного взаимодействия специалистов нашей библиотеки и ЗАО “Украинский фондовый дом” по совершенствованию продукта: введения новых функциональных средств, улучшения возможностей интерфейса и других параметров системы, а также постоянных консультаций по всем вопросам автоматизации библиотечных технологий. В результате, у нас сегодня 17-ая редакция “УФД/Библиотека”! Установка всех редакций системы, равно как и консультации, были бесплатными. Программа обеспечила автоматизацию всех технологических циклов работы университетской библиотеки: комплектование, создание и поддержка электронного каталога, аналитическое описание документов, прием заказов от читателя, передача их для выполнения на место хранения и выдачи.

На сегодняшний день количество записей в ЭК превысило 732 тыс., в библиотечном фонде 823 тыс., база данных “Заказ/комплектование” содержит 9, 5 тыс. документов. В отделе комплектования автоматизированы все производственные процессы. С 2002 законсервированы бумажные картотеки.

При автоматизации технологических процессов комплектования библиотеки были поставлены следующие задачи:

  • повысить эффективность процесса подачи заказов на литературу с факультетов и кафедр университета за счет предоставления более полной информации об ассортименте литературы и автоматизированного сбора и учета потребностей;
  • ускорить процесс заказа литературы поставщикам;
  • повысить производительность труда комплектаторов за счет автоматизации всех производственных процессов: сбор, оформление и передача заказов на книги, учет фонда (индивидуальный и суммарный), создание актов на поступление и списание, печати книг инвентарного и суммарного учета;
  • обеспечить возможность всестороннего анализа фонда за счет автоматизированных процедур статистической обработки, в том числе, анализа книгообеспеченности;
  • оперативное обеспечение информацией всех отделов библиотеки и читателей о поступлении новой литературы.

Основные технологические циклы /процессы/ комплектования:

  • ввод информации об издании, что поступает от поставщиков литературы;
  • сбор информации о потребностях в литературе от подразделений университета;
  • передача заказа поставщику и получение счетов на оплату (e-mail, on-line-магазины);
  • поступление литературы по счетам;
  • обработка партий литературы, распределением ее по точкам хранения;
  • учет и анализ фонда;
  • списание литературы.

Ввод информации об издании

Информация об издании включает такие основные данные:

  • сокращенное библиографическое описание документа для его однозначной идентификации (автор, название, том, номер, издательство, год и место издания, объем, ISBN, ISSN и др.);
  • основные сведения об издательстве или о поставщике;
  • условия распространения (цена, срок, способ доставки и т. д.).

Сокращенное библиографическое описание желательно получать в одном из международных