LibRar.Org.Ua — Бібліотека українських авторефератів


Головна Бібліотечна справа → Автоматизация процессов комплектования университетской библиотеки

коммуникативных стандартов. Так система позволяет импортировать записи, сделанные в стандартах UNIMARC, USMARC. Информацию в этих форматах мы получаем пока только от НПО “ИДЕЯ”. Иной вариант ввода – специальный формат XML. Система предоставляет возможности обмена данными в этом формате, причем здесь учитываются поля как о издателе/поставщике, так и об условиях поставки. В реальности перечни изданий на Украине пока предоставляются в бумажном виде, или в виде файлов редактора текстов MS Word или электронных таблиц MS Excel. В первых двух случаях информацию приходится вводить в систему вручную. Для ввода данных в формате MS Excel в системе предусмотренные специальные процедуры. Поэтому в последнее время мы требуем от наших поставщиков информацию по крайней мере в этом формате. Наш постоянный поставщик общество “Знание” готов в ближайшем времени предоставить нам данные в стандартах UNIMARC и XML. Это позволит, просмотрев файл и исправив определенные неточности, импортировать его в систему более эффективно. С момента импорта информация становится доступной для просмотра и определения потребностей как в библиотеке, так и на любом рабочем месте компьютерной сети университета (более 1500 компьютеров).

Сбор информации о потребностях

Система предусматривает автоматизацию обмена информацией между отделом комплектования и ответственными подразделений (факультетов и институтов при университете) – информаторами. Для учета потребностей Система предлагает специальную процедуру. Она предусматривает участие в формировании потребностей в литературе как работников библиотеки, так и работников учреждения, в состав которой входит библиотека.

Для формирования потребностей через WEB страницу библиотеки программистами университета разработана “Автоматизированная система комплектования” (http: //www. library. univ. kiev. ua/ukr/complect/) . Зарегистрировав ответственного от факультета, назначенного деканом, данная Система обеспечивает возможность быстрого и удобного диалога между библиотекой и информатором.

Процесс комплектования через WEB имеет следующую последовательность:

  • Издательства и организации, которые осуществляют продажу литературы, предоставляют библиотеке данные о новой литературе. Эта информация вводится в БД “УФД/Библиотека”, (меню “Потребности”) и отсортировывается по тематическому профилю университета. Средняя наполняемость этой базы: 300-600 документов в месяц.
  • Ответственные лица на местах пересматривают предложенную в этой базе литературу (вход возможен только информаторам под паролем) с помощью функции поиска, оформляют заказ на те издания и в том количестве, что нужно их подразделениям. Поиск может делать любое лицо, но оформить заказ может только информатор! Информатор может давать доступ для просмотра предложенного каталога и получения рекомедаций к заказу многим пользователям. Осуществлять поиск и давать рекомендации может любое лицо (преподаватель, декан ф-та), но оформить заказ может только информатор!
  • Кроме каталога, предлагаемого информаторам, на WEB странице размещен перечень ссылок на сайты издательств и книготоргующих организаций, просмотрев которые, можно отобрать нужную литературу и зарегестрировать потребность в ней (по е-mail через WEB страницу).
  • Заказ поступает в библиотеку, где может быть подтвержден, отклонен или изменен комплектатором.
  • По каждому документу Система позволяет (при наличии соответствующих прав) ввести потребность, где отмечается: кто заказывает (фамилия, факультет, кафедра), для какого факультета, по какой специальности и количество экземпляров. Такие записи вводятся непосредственно на факультетах при помощи ежемесячно “Автоматизированная система комплектования” Введенные потребности служит основой для подготовки заказов на литературу. В среднем мы получаем 50-100 таких заказов в месяц. Количество получаемой литературы в среднем 200–300 названий ежемесячно, что составляет 2000 -3000 экземпляров.

    Заказ литературы

    Любой документ можно заказать одному или нескольким поставщикам. Этот процесс тем проще, чем больше информации есть о самом документе, предложениях поставщиков и потребностях университета. Большинство заказов на книги выполняются за определенный, иногда достаточно значительный период времени, в некоторых случаях по частям. Система предоставляет возможности, которые позволяют проанализировать и проконтролировать процесс выполнения заказа: по каждому заказу сохраняются записи, где определяется сколько экземпляров и когда поступило, по каким точкам отправлены полученные книги, а куда надлежит распределить следующие; какие заказы не выполнены или выполнены не полностью. За счет удачного размещения информации в формах Системы удается достаточно быстро распределить экземпляры по местам хранения, количество которых у нас 36. Используя форму “Заказ-/ комплектование”, можно пересмотреть заказы, отобрать и отсортировать их по определенным признакам, распечатать или передать по e-mail поставщикам.

    Автоматизация процессов комплектования университетской библиотеки Просмотр литературы, заказанной в общество “Знание”

    Аналогично сбору и учету всех потребностей по конкретному документу, Система предусматривает сохранение истории заказов, то есть предполагает, что неактуальные (выполненные или снятые) заказы имеют право оставаться на определенный срок. По мере поступления часть заказа отмечается как выполненная (экземпляры получены) или снятые (экземпляры не могут быть полученные или получать их не целесообразно). Невыполненные, но нужные заказы остаются “актуальными”.

    Обработка партий литературы

    Автоматизация процессов комплектования университетской библиотеки Литература поступает партиями. Каждой партии присваивается номер, дата поступления, поставщик и способ приобретения, реквизиты сопроводительных документов. Номер партии по сути есть суммарным номером, а информация относительно партии это основа для книг инвентарного и суммарного учета. Экземпляры распределяются по местам хранения и признакам: номерные-безномерные, балансовые-небалансовые. В зависимости от признаков каждый экземпляр автоматически относится к определенной книге инвентарного учета и получает соответствующий инвентарный или учетный номер.

    Учет фонда

    За каждым экземпляром в системе хранится номер партии поступления, по которому легко проследить всю соответствующую информацию: когда была куплена книга, где и т. д. Система автоматически формирует страницы книг инвентарного и суммарного учета, которые печатаются и переплетаются. Таким образом ведется инвентарная книга, картотека учетных карточек для безномерных экземпляров, книги суммарного учета. Если нет