LibRar.Org.Ua — Бібліотека українських авторефератів


Головна Бібліотечна справа → Автоматизация процессов комплектования университетской библиотеки

сопроводительного документа, предусмотрен шаблон “Акта на поступление” (дарственная литература, взамен утерянных читателями и т. п.)

Анализ фонда (книгообеспеченность)

Одна из задач университетской библиотеки – обеспечение библиотечного фонда документами определенной тематики. Желательно, чтобы каждый учебный курс был обеспечен литературой как количественно, так и качественно. Также необходимо поддерживать баланс между художественной, научной, общественно-политической и учебной литературой. Анализ обеспеченности дает серьезные основания для заказов на необходимую литературу. Для проведения такого анализа Система предлагает следующую технологию.

На первых порах желательно создать специальный тематический каталог, где будут фигурировать темы, подлежащих обеспечению документами. Это может быть обычный каталог, например, ББК. Для учебных заведений такой специальный каталог целесообразно построить по структуре учреждения, а именно: на первом уровне тем вводятся факультеты, на втором – отделения факультетов, на третьем – специальности, на четвертом – специализации (кафедры). Составив такой каталог, часть документов, которые регистрируются в системе, надлежит относить к специальностям или специализациям, возможно, к нескольким одновременно. В настоящее время ведется работа по созданию тематического ЭК “Учебные курсы КНУ”. Поскольку при создании ретрокаталога признаки причастности документа к той или иной специальности не вносились, единственной возможностью анализировать книгообеспеченность фонда по учебным дисциплинам оказалось использование кода ББК. Отбор по темам ББК (соответствующих конкретным учебным дисциплинам) осуществляется в “Библиотечном фонде”, а не в форме “Каталог”. Это сделано преднамеренно для того чтобы создать условия отбора по количеству и местам хранения. Например, можно дать такую справку: сколько и каких названий, а также количество экземпляров (документов всего или по названиям) по специальности “экономика” доступна для выдачи в филиале библиотеки на юридическом факультете, географическом и т. д.

Поскольку в системе предусмотренные мощные способы многокритериального отбора экземпляров, достаточно просто собирается необходимая статистическая информация. Система предусматривает много способов создания специальных запросов отбора информации и соответствующих форм просмотра и печати. Наличие таких способов позволяет реализовать автоматизированную выдачу печатных форм (справок) по разным параметрам.

Пример: Справка: “Обеспеченность учебниками 1995–2002 годов издания по дисциплине “История Украины” естественных ф-тов”.

В форме Системы “Внешняя выходная форма” задаем параметры поиска: факультет, год издания – больше или равен 1995, ББК дисциплины, тип литературы (учебная):

Учебники по истории Украины 1995–2002 г.г. в б-ке физического факультета

Автор

Назва

Місце видання

Рік
видання

Всього
в б-ці

Кільк у фіз.

Історія України. У 2-х частинах. Ч. 1

Київ

1996

79

10

Історія України. У 2-х частинах. Ч. 2

Київ

1996

62

10

Історія України: нове бачення

Київ

2000

10

1

Політична історія України

Київ

2001

150

25

Бойко О. Д.

Історія України

Київ

1999

26

3

Бойко О. Д.

Історія України

Київ

2001

170

5

Верстюк В. Ф.

Історія України

Київ

1997

275

25

Гайдуков Л. Ф.

Історія України

Київ

1999

78

7

Король В. Ю.

Історія України

Київ

1995

59

3

Король В. Ю.

Історія України

Київ

1999

12

5

Рибалка І. К.

Історія України

Харків

1997

800

30

Всего:

1672

128

Меняя значения параметров, можно получить практически любую статистическую справку, в том числе и по расходу денежных средств по факультетам, затраты на приобретение литературы по видам изданий (периодика, книги и т. д.), по типам (учебная, научная, художественная и пр.).

Списание литературы

Списание литературы осуществляется двумя путями. Первый состоит в том, что экземпляры, которые списываются, отбираются в библиотечном фонде по инвентарными номерам или другим параметрам и вносятся в акт списания. Акт формируется и распечатывается Экземпляры изымаются из фонда, но записи о них остаются в системе и могут быть доступными через историю выдач литературы.

Второй путь – двухэтапный: на первом этапе напротив экземпляра делается пометка “к списанию”, указывается причина списания. Это делают сотрудники книгохранения и книговыдачи документов. На втором этапе в комплектовании пересматривается перечень документов, намеченных к списанию, и формируются акты “по причине списания”, в которые входят отобранные документы.

Таким образом, все технологические процессы комплектования автоматизированы, что позволяет нам оперативно согласовывать ассортимент и оптимальное количество учебников с факультетами, сократить время на оформление заказа поставщикам и ускорить путь книги к читателю.

Руководством университета уделяется постоянное внимание библиотеке. Так, на приобретение литературы выделяется 350-400 тыс. грн. в год, что соответствует $66000-70000. Созданы условия для беспрерывной работы в системе “УФД/Библиотека” и Internet. На рабочих местах сотрудников библиотеки установлено современное оборудование (компьютеры, принтеры, сканеры). Всем сотрудникам библиотеки обеспечена возможность закончить курсы и получить сертификаты пользователей ПК. Благодаря этому за такой короткий срок наша библиотека стала одной из ведущих на Украине не только в традиционных методах работы, но и в области автоматизации библиотечных процессов.

Компьютеризация библиотеки проводится по совместному проекту ООН и Киевского национального университета им. Тараса Шевченко (проект УКР/99/005).