LibRar.Org.Ua — Бібліотека українських авторефератів


Головна Бібліотечна справа → Автоматизация процессов комплектования фондов ГПНТБ России отечественной литературой

Автоматизация процессов комплектования фондов ГПНТБ России отечественной литературой

Automation of Domestic Literature Acquisition Processes in NPLS&T of Russia

Бердник Н.А. Государственная публичная научно-техническая библиотека России, Москва, Россия

Berdnik N.A. Russian National Public Library for Science and Technology, Moscow, Russia


Изложены значение, современное состояние и перспективы развития АС комплектова-ния отечественной литературы в ГПНТБ России.

Presented are the significance, current state and development perspectives for automated system of domestic literature acquisitions in Russian National Public Library for Science and Technology.

Автоматизация технологических процессов в ГПНТБ России имеет свою уже достаточно продолжительную историю. Одной из первых была решена задача автоматизации подписки через Союз-печать на отечественные журналы. С 1983 г. эта подписка осуществляется в ав-томатизированном режиме, а с 1995 г. в таком же режиме проводится регистра-ция всех поступающих номеров журналов. На следующем этапе поочередно разрабатывались и внедрялись автоматизи-рованные системы (АС) обработки различных видов отечественных документов. Так, с 1991 г. в ГПНТБ России функционирует АС обработки авторефератов дис-сертаций. Этот вид изданий был избран первым в качестве объекта автоматиза-ции, так как имеет унифицированное оформление и не вызывает вопросов при каталогизации. В 1992 г. внедрена АС обработки неопубликованных переводов, во второй половине 1993 г. введена в промышленную эксплуатацию АС обработ-ки отечественных книг, а в 1994 г. она дополнена продолжающимися и многотом-ными изданиями. Таким образом, начиная с 1994 г., все отечественные докумен-ты, поступающие в фонды ГПНТБ России, обрабатываются в автоматизированном режиме, что обусловливает возможность ведения поливидового электронного ка-талога по многоотраслевой тематике. После завершения этого этапа в конце 1994 г. на повестку дня встал вопрос автоматизации процессов комплектования отечественных книг. Специалистами функционального отдела перед разработчиками была поставлена задача и сфор-мулированы основные требования к системе. АС комплектования отечественных книг изначально рассматривалась как часть единой системы, обеспечивающей выполнение в автоматизированном режиме всех операций, начиная с заказа ли-тературы, ее учета, каталогизации и кончая передачей на место хранения. Т.е., эта задача должна стать первой ступенью интегрированной, неразрывно связан-ной между собой автоматизированной системы комплектования и обработки оте-чественной литературы. Благоприятной почвой для внедрения такой системы оказалось то обстоятель-ство, что в структуре ГПНТБ России процессы комплектования и обработки (за исключением лингвистической обработки) объединены в одном отделе. Разделение осуществлено по принципу принадлежности изданий к отечест-венным и иностранным. Сложившаяся структура позволяет избежать межотдель-ских барьеров на пути книги и делает его наиболее рациональным. АС комплектования отечественных книг в настоящее время находится в ста-дии разработки и внедрения, но как о завершенной части можно говорить о базе данных (БД) издательств, издающих и книготорговых организаций. Эта БД начала создаваться в 1994 г. Она содержит все сведения об этих организациях, необхо-димые для заказа литературы: полное и краткое название организации, почтовый адрес, фамилии руководителей и исполнителей, ответственных за распростране-ние литературы, телефоны, телетайп, факс, условия продажи (покупки), финансо-вые реквизиты и т.д. База предусматривает возможность внесения дополнений, изменений и ис-правлений. В базе может осуществляться поиск по названию организации. По со-стоянию на 1-е апреля 1996 г. БД насчитывает 439 организаций. Эта, уже суще-ствующая БД, скоро полностью вольется в новую БД — базу данных заказа лите-ратуры на основе перспективной и текущей информации, которая сейчас нахо-дится в стадии разработки. Туда войдут библиографические и служебные сведе-ния о заказанной литературе (библиографическое описание, количество заказан-ных экземпляров, направление каждого, дата заказа, сведения о его выполнении, форма оплаты, стоимость одного экземпляра, сумма заказа и т.д.). Поиск в БД будет осуществляться по названию и по месту организации, автору и названию заказанных книг, условному обозначению фонда ГПНТБ, тематике издательской деятельности организации. БД станет основой для дальнейшей библиографиче-ской обработки. Все представленные в ней необходимые библиографические и служебные сведения будут использоваться при составлении библиографического описания. Это позволит избежать повторного ввода в БД одних и тех же данных, сократит ошибки и существенно снизит трудоемкость процесса каталогизации. С помощью данной АС мы надеемся оперативнее решать такие задачи, как оформ-ление заказа, переписка с издателем, получение учетных документов и статисти-ческих данных, контроль полноты и сроков исполнения заказа, а также проверку на дублетность, анализ заказа, в т.ч. заказа для подсобных фондов и отделений библиотеки, контроль за использованием финансовых средств. Задумывая и реализуя АС комплектования отечественных книг, функциональ-ный отдел не стремился перевести в машиночитаемую форму традиционный справочный аппарат комплектатора и сложившуюся технологию. Он видит свою задачу в том, чтобы вместе с разработчиками создать такую систему, которая была бы способна реорганизовать труд комплектатора, освободить его от рутин-ных процессов, повысить производительность и эффективность труда. После внедрения первой очереди проектируемой автоматизированной систе-мы будут решаться вопросы ее расширения и совершенствования. Так, в более отдаленные планы библиотеки входит решение в рамках АС комплектования сле-дующих проблем: переход на автоматизированную форму ведения суммарного и индивидуального учета фонда отечественной литературы ГПНТБ России; перевод на машиночитаемый носитель сводного тематического плана комплектования фондов ГПНТБ России отечественной литературой, регламентирующего видовой и тематический состав, а также экземплярность комплектования всех фондов и контроль за соответствием заказа этому документу; создание специализирован-ных БД и выполнение в автоматизированном режиме: а) операций по книгообме-ну; б) заказов на копирование документов; в) процессов формирования подсоб-ных фондов отделов, предназначенных для внутренней работы; г) обязательств по комплектованию фондов организаций, с которыми заключены договоры; разра-ботка показателей, характеризующих уровень издательской деятельности отдель-ных организаций и позволяющих ранжировать их в целях расстановки приорите-тов при отборе и заказе литературы. Эффективность работы по формированию фондов зависит не только от успеха внедрения локальной АС комплектования. Результаты этой работы находятся так-же в прямой зависимости от проведения анализа читательского спроса и исполь-зования приобретенной литературы. Этот анализ может послужить основой для получения рекомендаций по комплектованию, докомплектованию литературы и рекомплектованию фондов.