LibRar.Org.Ua — Бібліотека українських авторефератів


Головна Бібліотечна справа → Автоматизированная система обслуживания читателей по МБА ГПНТБ России

Автоматизированная система обслуживания читателей
по МБА ГПНТБ России

ILL User Service Automation System
of the Russian National Public Library for Science and Technology

Автоматизована система обслуговування читачів по МБА
державної публічної науково-технічної бібліотеки Росії

Подморина Е.Б., Рагузина О.С.

Государственная публичная научно-техническая библиотека России, Москва, Россия

Podmorina E.B., Raguzina O.S.

Russian National Public Library for Science and Technology, Moscow, Russia

Підморіна Є.Б., Рагузіна О.С.

Державна публічна науково-технічна бібліотека Росії, Москва, Росія

В докладе описывается АС Обслуживания читателей по МБА ГПНТБ России.

The paper presents the ILL Readers Service Automation System of Russian National Public Library for Science and Technology.

У доповіді описується АС Обслуговування читачів по МБА ДПHТБ Росії.

В ГПНТБ России в течение продолжительного времени эксплуатировалась АС "АБОНЕНТ" на ЭВМ серии ЕС. В начале 90-х годов в связи с полной остановкой ЕС ЭВМ и переводом информационного массива абонентов МБА на ПЭВМ началась разработка технологии АС МБА с использованием в качестве базового пакета CDS/ISIS. В связи с разработкой специалистами ГПНТБ России единого универсального программного комплекса, который явился дополнением к стандартной версии ППП CDS/ISIS, в 1996 году была проведена коренная переработка программно-технологического обеспечения АС МБА.

Система автоматизированного обслуживания абонентов по МБА разработана с учетом следующих требований:

- обеспечение полноты информации о циркуляции заказов на литературу в подразделениях ГПНТБ России и об абонентах МБА;

- использование в качестве библиографической информации баз данных электронного каталога ГПНТБ России;

- отслеживание сроков выдачи и возврата литературы;

- проведение финансовых расчетов с абонентами;

- обеспечение статистического анализа и отчетности;

- печать сопроводительных и статистических форм.

Информация в АС МБА накапливается в двух взаимосвязанных базах данных:

БД Абонентов - содержит сведения о зарегистрированных абонентах МБА и о заказах, по которым абоненту отправлена литература (оригинал);

БД заказов - содержит оперативные сведения о ходе выполнения заказов абонентов, их местонахождении на каждом этапе обработки и о выдаче/возврате литературы.

Структура АС МБА представляет собой совокупность взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ):

- АРМ "ГРУППА МБА" - рабочее место для регистрации абонентов, заказов, проведения денежных операций, ввода библиографических сведений и шифров ГПНТБ и кодов операций, отражающих состояние заказов;

- АРМ "ПОИСК В ЭК" - рабочее место для поиска литературы в базах данных электронного каталога ГПНТБ России и автоматического переноса элементов библиографического описания, шифров ГПНТБ и сигл других библиотек в запись заказа.

- АРМ "ДИСПЕТЧЕР МБА" - рабочее место для диспетчеризации заказов, выдачи-возврата литературы, сверки на отсутствие дублетных записей по номерам абонентов и номерам заказов;

- АРМ "АДМИНИСТРАТОР" - рабочее место специалиста для выполнения системных операций над базами данных в целом и для поддержания их в актуальном состоянии.

Главным структурным звеном АС МБА является АРМ "Группа МБА". Здесь сотрудниками отдела МБА осуществляются основные функции по обработке заказов от абонентов, начиная от ввода в базы данных системы сведений о новых абонентах и заказах и заканчивая получением сопроводительных форм и адресов абонентов. Важной функцией этого звена является проведение денежных расчетов с абонентами. Поступающие от абонентов денежные средства на абонементное обслуживание и копирование фиксируются в базе данных абонентов и списываются по мере выполнения заказов. Здесь же осуществляется ввод элементов библиографического описания, шифров ГПНТБ (если издание имеется в ГПНТБ) или сигл других библиотек (при отсутствии издания в ГПНТБ). Для реализации этих функций в АРМ "Группа МБА" предусмотрены широкие возможности для поиска сведений о заказах и абонентах, рассчитанные на библиотечных работников, не обладающих специальными знаниями. Поиск организован так, что при обращении к разным базам данных системы, смена их происходит автоматически. Поиск можно производить по различным элементам записей баз данных.

Многообразие поисковых средств обеспечивает быструю и эффективную диспетчеризацию заказов абонентов МБА. Эти функции реализуются в АРМ "Диспетчер МБА".

Движение заказов в АС МБА отражают коды технологических операций и текущие даты, которые позволяют определить состояние заказов, сроки выдачи и возврата литературы и обеспечить информацией любого абонента МБА.

Все записи в базе данных заказов в соответствии с кодами технологических операций условно разделены на пять групп, называемых в системе "очереди заказов" и отражающих этапы прохождения заказов:

- "очередь поступивших заказов"; в этой очереди собраны все зарегистрированные и оплаченные заказы, подлежащие дальнейшей обработке;

- "заказы, принятые к исполнению"; в этой очереди собраны все зашифрованные заказы и заказы, подлежащие библиографической доработке после шифровки;

- "заказы на выполнение по направлениям"; в эту очередь входят заказы, в которых указано местонахождение (направление) запрашиваемых изданий;

- "выполненные в ГПНТБ заказы"; эта очередь состоит из заказов, по которым выдана/возвращена литература или выполнены копии;

- "отказы"; в этой очереди собраны все заказы, по которым в ГПНТБ по различным причинам не может быть выдан оригинал или выполнена копия;

- "архив заказов"; формируется из заказов, прошедших обработку в АС МБА.

Диспетчеризация заказов в АС МБА осуществляется выбором кода операции из предложенного системой списка, его автоматическим занесением в запись заказа и переходом заказа в другую очередь. В каждой очереди заказов можно проводить только определенные технологические операции.

Такой метод диспетчеризации заказов дает возможность не только четко и оперативно отслеживать этапы прохождения заказов, но и получать статистические данные, позволяющие анализировать весь поток поступающих заказов по многим параметрам, а также определять полноту и оперативность удовлетворения запросов абонентов.

Другой функцией, реализуемой в АРМ "Диспетчер МБА", является выдача-возврат литературы. Выдача издания регистрируется в базе данных заказов и дублируется в соответствующей записи базы данных абонентов. Кроме того, в базе данных абонентов автоматически определяется предполагаемая дата возврата литературы. При возврате литературы в соответствующих записях заказа и абонента проставляется фактическая дата возврата. Это позволяет проводить контроль за сроками возврата литературы и выявлять задолжников.

АРМ "Поиск в ЭК" предназначен для определения наличия издания в ГПНТБ России, для автоматического переноса всех необходимых сведений об издании в запись базы данных заказов, для определения библиотеки, имеющей данное издание (при отсутствии его в ГПНТБ). В качестве источника библиографических сведений в АС МБА используются базы данных:

- электронный каталог ГПНТБ России;

- Российский сводный каталог по научно-технической литературе;

- электронный каталог зала физико-математической литературы.

Эксплуатация АС МБА осуществляется в сетевом режиме, который требует наличия администратора системы, обеспечивающего взаимосвязанную работу всех структурных звеньев системы (АРМ), поддержку в актуальном состоянии баз данных системы, восстановление баз данных системы в аварийных ситуациях. Эти функции выполняются в АРМ "Администратор".

Ввод АС МБА в эксплуатацию повысил качественный уровень работы библиотекарей и библиографов отдела межбиблиотечного абонемента. Благодаря использованию баз данных Электронного каталога ГПНТБ России расширились возможности поиска необходимой литературы по элементам библиографии и тематике, сократились сроки обслуживания абонентов. Для определения местонахождения запрашиваемых изданий, отсутствующих в фондах ГПНТБ, в АС МБА обеспечивается доступ к базе данных Российского сводного каталога. Решена проблема автоматизации финансовых расчетов с абонентами, значительно улучшился контроль за расходованием денежных средств абонентов.

Базы данных АС МБА содержат ценную информацию для проведения статистического анализа спроса на литературу. На основе полученных данных могут быть выработаны рекомендации для решения проблем комплектования фондов.